Home/Back to Sagim

_____________________________________

KONSEP PANGKALAN DATA (DATABASE)

A contribution by Esther Loong Yuk Kin

Pangkalan data ialah suatu tempat meyimpan maklumat-maklumat seperti inventori, senarai gaji, senarai pelanggan ataupun koleksi muzik, video,buku,rekod dan markah pelajar dan setem anda. Contoh-contoh pangkalan data yang sering kita mempunyai ialah seperti buku telefon, katalog buku di perpustakaan, sekotak kad indeks. Terdapat ada beberapa jenis pangkalan data elektronik. Dua jenis yang agak sering diguna orang ramai ialah Dbase IV dan Microsoft Access.

 

Jadual

Rekod dan Medan

Pangkalan data merupakan koleksi data yang sistematik yang adalah dalam bentuk jadual. Setiap jadual mengandungi rekod-rekod dan setiap rekod mengandungi maklumat yang di simpan dalam medan.

 

Suatu pangkalan data boleh terdiri daripada beberapa jadual. Anda boleh mempunyai satu jadual untuk butir-butir peribadi pelajar, satu jadual lagi untuk menyenaraikan markah-markah ujian bulanan untuk setiap mata pelajaran dan satu lagi untuk hal ehwal pelajar.

 

Borang (Form)

Selain daripada memasukkan maklumat terus ke dalam jadual, satu lagi cara yang lebih mudah ialah dengan menggunakan borang skrin khas.

Segala maklumat yang anda simpan dalam borang ini akan di masukkan juga ke dalam jadual. Perubahan -perubahan yang dibuat atas borang akan juga dipaparkan secara otomatik dalam jadual. Jadi maklumat anda boleh ditaip ke dalam borang atau jadual.

Pertanyaan (Query)

Pertanyaan membantu anda mencari maklumat tertentu dalam jadual . Ia adalah suatu cara yang hanya memaparkan maklumat -maklumat yang anda perlukan seolah-olah menggunakan penapis untuk menapis rekod-rekod yang memenuhi syarat-syarat tertentu.

 

Laporan (Report)

Borang cuma boleh digunakan pada skrin sahaja. Jadi satu salinan keras perlu dibuat. Laporan akan meringkaskan data ke dalam bentuk jadual yang boleh dicetak pada kertas.

 

Memulakan Access

  1. Klik pada butang Start
  2. Klik Programs
  3. Klik Microsoft Access

Setelah melancarkan Microsoft Access, anda akan nampak kotal dialog berikut, yang di kenali sebagai kotak dialog Start up

3 opsyen diberikan

  1. Blank Database
  2. Database Wizard
  3. Open an Existing database

Mencipta Pangkalan Data yang Baru

  1. Klik Blank Database
  2. Klik OK
  3. Perhatikan teks'db1' muncul dalam file name. Tukar ke nama pangkalan data yang anda akan mencipta ia itu " Pelajar"
  4. Taip "Pelajar"
  5. Klik Create….Tingkap database akan muncul pada skrin
  6. Klik New…. Dialog New Table akan muncul (Untuk menghasilkan satu pangkalan data yang baru , anda perlu bina satu jadual.)
  7. Untuk cipta jadual baru, Klik Design view.
  8. Klik OK
  9. Jadual akan dipaparkan dalam Design Mode
  10. Perhatikan kursor adalah dalam sel pertama di bawah Field Name
  11. Taip "Nama"
  12. Tekan Tab/Tekan kekunci anak panah ke kanan/klik sel pertama di bawah Data Type
  13. Perkataan"Text" dan butang kebawah muncul dalam sel
  14. Di bawah field Properties, dwiklik "50" yang dipaparkan dalam Field Size
  15. Taip"23"
  16. Klik sel pertama di bawah Description
  17. Taip "Pelajar daripada T3A1" .
  18. Klik pada sel kedua di bawah Field Name/ atau tekan Tab
  19. Taip "Umur"
  20. Tekan Tab
  21. Klik butang ke bawah yang muncul
  22. Klik Number
  23. Klik "Auto" pada Field Properties (butang ke bawah muncul)
  24. Senarai opsyen untuk bilangan tempat perpuluhan muncul
  25. Klik 2
  26. Klik pada sel ketiga di bawah Field Name
  27. Taip " Tarikh Lahir"
  28. Tekan Tab
  29. Klik butang ke bawah
  30. Klik Date/Time
  31. Klik format
  32. Klik butang ke bawah
  33. Klik Medium Date
  34. Taip "Jantina" dalam sel keempat di bawah field name
  35. Tekan Tab
  36. Klik \field Size
  37. Taip"9"
  38. Taip "alamat" dalam sel kelima
  39. Tekan Tab
  40. Klik field Size
  41. Taip"20"
  42. Taipkan yang berikut
Field Name Data Type Field Size
Bandar Text 10
Negara Text 12
Poskod Text 5
Nombor Telefon text 10
Kegemaran Memo  
  1. Klik ikon "Save" .
  2. Kotak Dialog Save As muncul pada skrin. Taip"Pelajar"
  3. Klik OK
  4. Satu mesej dipapar untuk mengingati anda untuk mencipta satu kekunci primer* yang akan memberi perhubungan antara jadual ini dengan jadual yang lain dalam pangkaln data ini.
  5. Klik "yes"
  6. Sekarang perhatikan bahawa satu medan baru - ID - telah ditambah ke jadual. ID ialah nombor yang digunakan untuk mengenal setiap rekod.

*Sesuatu kunci primer dapat mengecam sesuatu rekod degan cara yang unik seperti mana seseorang dicam dengan nombor kad pengenalan atau sesebuah kereta dicam melalui nombor pletnya. Nama orang tidak sesuai kerana mungkin terdapat lebih daripada seorang yang mempunyai nama yang sama. Access tidak menerima nilai yang berulang dalam medan kunci tersebut.

 

Input Mask (Topeng Input)

  1. Klik no. Telefon
  2. Klik Input Mask
  3. Butang cipta akan muncul ti sebelah kanan Input Mask
  4. Klik pada butang cipta ini
  5. Klik "ya" jika dialog tanya adakah anda ingin save?
  6. Kotak dialog Input Mask Wizard akan muncul
  7. Klik Phone Number
  8. Klik Next
  9. Klik "0" keempat dalam petak Input Mask:
  10. Tekan Backspace dua kali
  11. Tekan butang ke bawah dalam kotak Placeholder character.Satu senarai simbol dipaparkan
  12. Klik simbol "#"
  13. Klik" Try it"
  14. Taip " 084659876"
  15. Klik finish

Memasukkan Data

  1. Klik ikon View
  2. Dalam Datasheet view, anda boleh teruskan masukkan data ke dalam jadual
  3. Tekan Tab
  4. Taip " Lim Ah Nee
  5. Tekan Tab
  6. Taip "17"
  7. Tekan tab
  8. Taip"7/12/80"
  9. Tekan Tab
  10. Taip " Lelaki"
  11. Tekan Tab
  12. Taip "14, Batu Street"
  13. Tekan Tab
  14. Taip " Bintangor"
  15. Tekan Tab
  16. Taip "Sarawak"
  17. Tekan Tab
  18. Taip "96507"
  19. Klik sel pertama di bawah Nombor Telefon
  20. Taip"084693444"
  21. Tekan Tab
  22. Taip "Membaca, mengambil foto"
  23. Tekan Tab . Penuding bergerak ke sel kedua di bawah ID
  24. Tekan Tab. Penuding bergerak ke sel kedua di bawah Nama
  25. Isikan 5 rekod sesuka hati.

Jadual anda harus berbentuk seperi berikut:

(Tengok pada skrin)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Jikalau sesuatu teks itu adalah selalu berulang dan tidak berubah dalam semua rekod, anda boleh jadikannya sebagai teks default

  1. Klik ikon View
  2. Klik Negeri
  3. Klik Default value
  4. Taip "Sarawak"
  5. Klik ikon Save
  6. Klik ikon View
  7. Klik sel ke-tujuh di bawah Nama
  8. Masukkan satu rekod sendiri mengikut medan yang diberi
  9. Perhatikan bagi medan Negeri " Sarawak" telah diisi secara otomatik kerana anda telah taipkan "sarawak" sebagai default value.
  10. Cuba isikan 12 rekod lagi
  11. Tekan Tab
  12. Sel Ke- 18 dicahayakan (Semua data baru akan disimpan secara otomatik, tidak perlu save lagi)
  13. Klik butang Close Window (disudut kanan tetingkap)

Jadual Baru

Andai kata anda ingin mencipta satu lagi jadual untuk menyimpan keputusan pelajar

  1. Klik New
  2. Klik Design view

3. Klik OK

Dalam sel pertama di bawah Field Name

  1. Taip"Nama"
  2. Tekan Tab
  3. Klik Field Size
  4. Taip"15"
  5. Klik sel pertama di bawah Description
  6. Taip " Pelajar dari 4A1"
  7. Tekan Tab
  8. Taip" Bahasa Melayu"
  9. Tekan Tab
  10. Klik Butang ke bawah
  11. Klik Number
  12. Klik Format
  13. Klik Butang ke bawah
  14. Klik General Number
  15. Klik Decimal places
  16. Klik Butang ke bawah
  17. Klik "0" ( Ini bermaksud nombor yang anda akan masuk dalam medan ini adalah nombor bulat)
  18. Klik ikon Save
  19. Kotak Save As akan dipaparkan
  20. Taip" Keputusan"
  21. Klik OK
  22. Mesej menyuruh anda mencipta satu kekunci primer (primary key) akan muncul
  23. Klik "Yes"
  24. Satu Medan baru -ID - akan dicipta

Validation Rule

Andai kata anda ingin menghadkan data dalam satu-satu medan - Bahasa Melayu ke satu nombor yang lebih darpada 0 tetapi kurang daripada 100

  1. Klik validation Rule
  2. Klik butang ke bawah
  3. Kotak Dialog Expression buider akan muncul
  4. Klik simbol ">"
  5. Taip "0"
  6. Klik "And"
  7. Klik "Operators"
  8. Dwiklik simbol"<="
  9. Taip "100"
  10. Klik <<Expr>> (<<Expr>> akan dicahayakan)
  11. Tekan Del (<<Expr>> akam dipadamkan)
  12. Klik Ok

Valdiation Text

Validation text ialah teks yang anda inginkan komputer mengingati pengguna tentang syarat-syarat yang telah ditentukan dalam validation rule

  1. Klik validation Text
  2. Taip "Nombor yang anda masukkan mesti lebih daripada 0 atau sama dengan /kurang dengan 100"
  3. Klik sel ketiga di bawah Deskription
  4. Taip " Keputusan ujian bulanan"
  5. Tekan Tab
  6. Isikan Nama Medan dan Data Type yang sesuai.
  7. Pastikan Validation rule dan Validation Text diaplikasikan kesemua medan yang lain(cth. Bahasa Inggeris)
  8. Simpankan Jadual ini.
  9. Klik ikon View
  10. Tekan Tab
  11. Taip " Lim Ah Nee"
  12. Tekan Tab
  13. Taip "0" Tekan Tab.
  14. Perhatikan ap yang dipaparkan
  15. Klik OK
  16. Untuk memadamkan data yang salah
  17. Tekan Backspace
  18. Taip"88"
  19. Tekan Tab
  20. Isikan markah yang sesuai
  21. Isikan jadual dengan markah yang sesuai bagi setiap mataplejaran dan bagi pelajar yang anda telah masukkan
  22. Tutup jadual"Keputusan"
  23. Anda telah bentukkan 2 jadual "Pelajar" dan "Keputusan"

 

Untuk Menambah Medan

  1. Klik "Pelajar"
  2. Klik Design
  3. Klik "Kegemaran"
  4. Klik ikon Insert Rows
  5. Perhatikan satu baris baru ditambah di antara nombor telefon dan kegemaran
  6. Taip "Allergy"
  7. Tekan Tab
  8. Klik butang ke bawah
  9. Klik Yes /No
  10. Klik Save

Untuk menukar nama Jadual

  1. Klik "Keputusan" dengan butang kanan tetikus. Menu terpacul dipaparkan
  2. Klik Rename
  3. Taip"Keputusan Ujian Bulanan"

Borang

Borang (forms) digunakan untuk memaparkan, menyunting dan memasukkan data secara sistematik dan cepat.Grafik seperti gambarm foto, lukisanboleh dipaparkan bersama data . Data yang disimpan dalam borang boleh dipakai dan di paparkan dengan cara yang agak menarik.

  1. Klik Forms di Database
  2. Klik New
  3. Kilk Design view
  4. Klik butang ke bawah dalam kotak Choose the table……
  5. Klik " Pelajar"
  6. Klik OK
  7. Satu borang kosong akan dipaparkan
  8. Klik ikon Field List
  9. Satu senarai medan dipaparkan dalam kotak dialog
  10. Klik medan Nama
  11. Klik butang Scoll down sehingga Poskod muncul dalam kotak dialog
  12. Tekan kekunci Shift
  13. Tanpa melepaskan kekunci Shift, klik Poskod
  14. Perhatikan semua nama medan dari Nama hingga Poskod dicahayakan
  15. Lepaskan kekunci Shift
  16. Tanpa melepaskan butang kiri tetiku, heretkan pointer ke bawah dan letak pointer pada sudut kiri atas kotak grid yang kedua
  17. Lepaskan butang kiri tetikus
  18. Perhatikan segala medan yang anda telah pilij telah disalin ke borang
  19. Untuk memadamkan handles, klikkan kawasan kosong pada borang
  20. Perhatikan setiap medan mengandungi 2 kotak - a kotak label disebelah kiri dan satu kotak teks disebelah kanan.

    21. Untuk menggubahkan kedudukan medan
  21. Untuk menggerakkan Medan Jantina ke arah kanan medan Nama, letakkan pointer pada medan jantina
  22. Tekan butang kiri tetikus. Bentuk pointer tukar kepada bentuk tangan
  23. Tanpa melepaskan butang kiri tetikus, heret pointer ke grid yang keempat ke kanan medan Nama
  24. Lepaskan butang kiri tetikus
  25. Pada kotak dialog, klik nombor telefon dan kegemaran. Cuba tambahkan medan-medan ini ke borang
  26. Simpan dengan klik ikon Save
  27. Dialog Save As dipaparkan
  28. Taip" Pelajar"
  29. Klik OK
  30. Klik ikon View
  31. Rekod pertama dipapar dalam mode form view
  32. Klik pada butang Next rekod
  33. Klik pada butang Last Rekod
  34. Klik pada butang First Rekod untuk mempaparkan rekod pertama
  35. Untuk menambahkan rekod baru, klik butang New Rekod
  36. Taipkan" Lau Yii Seng"
  37. Tekan Tab
  38. Penuding akan bergerak ke kotak Umur
  39. Taip "17"
  40. Terus mengisi semua maklumat dalam borang ini.
  41. Klik butang ke bawah pada sebelah kanan ikon View
  42. Klik Datasheet View
  43. Anda dapat lihat semua data anda pada Datasheet view

Untuk Membuat pembetulan kepada Data

Andai kata anda telah buat kesilapan semasa menaip nama pada rekod ke 8

  1. Dwiklik "1" pada kotak: Rekod
  2. Taipkan 2
  3. Tekan Enter
  4. Medan "Kegemaran" bagi rekod 2 dicahayakan
  5. Untuk menggerakkan penuding ke permulaan rekod ke 8 tekan kekunci Home
  6. Nama akan dicahayakan.
  7. Taip nama yang betul

Untuk menentukan semua lajur adalah mencukupi lebarnya ,

  1. Letak penuding dalam Medan Nama, penuding akan berubah menjadi anak panah yang menuju ke arah bawah
  2. Klik butang kanan tetikus. Lajur Nama dicahayakan
  3. Menu terpacul dipaparkan
  4. Klik Column Width
  5. Klik Best Fit
  6. Teruskan dengan medan-medan yang lain.

Untuk Mengisih Rekod (Sorting)

Andainya anda ingin mengisihkan data dari A ke Z

  1. Klik sebarang sel dalam lajur Nama dengan butang kanan tetikus
  2. Klik Sort Ascending
  3. Data disisih dari A ke Z
  4. Untuk mengisih dari Z ke A, klik Sort Descending
  5. Jika and ingin kembali ke keadaan asalny iaitu sebelum data disisih, klik di sebarang sel dalam lajur Nama dengan butan gkanan tetikus . Menu terpacul dipaparkan.
  6. Klik Remove Filter/Sort
  7. Data kembali ke keadaan asal

Untuk Menapis Rekod (Filter)

Anda boleh gunakan penapis untuk mengasingkan data yang anda ingin memaparkan di skrin daripada yang tidak diingini.

Andainya anda ingin lihat data pelajar yang berumur 18 tahun sahaja

  1. Klik sebarang sel pada lajur : Umur yang menujukkkan "18 " dengan butang kanan tetikus
  2. Klik Filter by Selection
  3. Data pelajar yang berumur 18 tahun dipaparkan pada skrin
  4. Jika anda hendak lihat pelajar berumur 18 tahun dari Sibu
  5. Klik sebarang sel dalam lajur "Bandar" dengan butang kanan tetikus
  6. Klik "Filter by Selection"
  7. Data pelajar yang berumur 18 tahun dan dari sibu dipaparkan.

Anda boleh juga menapiskan data yang anda tidak ingin memaparkan pada skrin

  1. Jika anda tidak mahu memaparkan pelajar yang berumur 18 tahun, klik sebarang sel Umur 18 dengan butang kanan tetikus . Menu akan dipaparkan.
  2. Klik Filter By Excluding Selection
  3. Perhatikan sekarang pelajar yang berumur 18 tahun tidak dipaparkan.

Untuk memadam Rekod

  1. Klik butang kanan pada kotak penujuk untuk rekod yang terakhir
  2. Menu dipaparkan
  3. Klik Delete Record /Cut
  4. Mesej akan keluar untuk memberi amaran. Klik Yes

Untuk Menggantikan Rekod

  1. Jika anda ingin membuat pembetulan untuk semua ejaan yang salah dengan ejaan betul
  2. Klik Edit
  3. Klik Replace
  4. Dialog Replace in field: "Nama' akan muncul.
  5. Taip" Road" dalam kotak: Find What
  6. Tekan Tab/klik pada kotak :Replace with
  7. Taip "Street"
  8. Klik kotak Match Whole Field
  9. Klik Search Only Current Field
  10. Klik Find Next
  11. Klik Replace
  12. Klik Replace All. Mesej akan keluar dan memberikan amaran. Jika anda tidak akan menyesal, klik Yes. Semua perkataan "Road" akan digantikan dengan "Street"

SUSUNAN TAB

Anda boleh menyusun terbitan penuding bergerak dalam borang

  1. Klik ikon View supaya borang dipaparkan dalam Design Mode
  2. Klik menu View
  3. Klik Tab Order
  4. Dialog Tab Order akan muncul
  5. Letakkan penuding ke kotak disebelah kiri medan Jantina dalam kotak custom Order

    6. (bentuk penuding akan berubah ke bentuk anak panak kanan)

    6.Tekan butang kiri tetikus. Baris medan Jantina dicahayakan

  6. Tekan butang kiri tetikus sekali lagi
  7. Tanpa melepaskan butang kiri tetikus , heretkan anakpanah ke medan umur
  8. Lepaskan butang kiri tetikus. Medan jantina diletak antara medan Nama dan medan Umur
  9. Klik OK
  10. Klik ikon View dan butang ke bawah
  11. Klik Datasheet View
  12. Perhatikan medan jantina telah bergerak ke lajur ke-2

Form Header /Footer

  1. Klik ikon View
  2. Klik menu view
  3. Klik Form Header/Footer
  4. Perhatikan satu bahagian dengan bar header ditujukkan
  5. Klik ikon label (dalam kotak toolbox di sebelah kiri )
  6. Letakkan penuding di sebelah sudut kiri atas di bahagian Header
  7. Tekan butang kiri tetikus dan heret ke bawah dan ke kanan
  8. Lepaskan butang kiri tetikus. Satu kotak dicipta.
  9. Taip" Pelajar -Pelajar Tingkatan 3A1
  10. Tekan enter
  11. Untuk menukar fon , klik butang ke bawah dalam kotak fon
  12. Klik Arial
  13. Untuk menukar saiz teks. Klik butang ke bawah di kotak Font size
  14. Klik 14
  15. Untuk memastikan kotak teks adalah cukup besar dengan tkes, klik kotak judul (title box) dengan butang kanan tetikus
  16. Tujukan ke perkataan Size. Klik To Fit.
  17. Cuba klikkan Fill/Back Color atau Font/Fore colour atau Special Effect. Apakah kegunaan ini? Teruskan dan tengok apa akan berlaku
  18. Anda boleh pendekkan label dalam kotak label. Klik kotak label yang berkenaan dengan butang kanan tetikus
  19. Klik Properties
  20. Dwiklik pada Caption yang dilabelkan
  21. Type label yang dipendekkan
  22. Klik butang Close
  23. Klik Save

 

Menapis dalam Borang

1. Klik ikon View

  1. Klikkan butang kanan pada satu kawasan kosong pada borang
  2. Klik Filter by Form
  3. Tetingkap Filter by Form dipaparkan.
  4. Taipkan"l*"
  5. Klik butang kanan pada kawasan kosong dalam borang
  6. Klik Apply filter/Sort. Rekod nama pelajar yang bermula dengan L di paparkan.Klik Next Rekod dan tengok.
  7. Klik buitang kanan pada borang.Tetingkap filter by form dipaparkan
  8. Klik kotak Umur
  9. Taip"16"
  10. Klik butang kanan pada kawasan kosong.
  11. Klik Apply Filter/Sort
  12. Klik Next Rekod untuk memerhatikan data.
  13. Klik Datasheet View
  14. Segala rekod yang ada nama yang bermula dengan L dan adalah 16 tahun dipaprakan
  15. Untuk kembali ke semua data Klik butang kanan
  16. Klik Remove Filter/Sort

 

 

Queries

Jika pangkalan data anda adalah kecil , menguruskan data tidak merupai masalah. Tetapi apabila pangkalan data anda menjadi semakin besar anda perlukan satu alat untuk menolong anda. Query merupakan alat yang boleh menolong anda mencari maklumat yang anda perlukan

  1. Klik tab Queries. Klik New
  2. Kotak dialog New Query akan muncul
  3. Klik OK
  4. Tetingkap "Query 1: Select Query " akan dipaparkan di skrin
  5. Kotak dialog Show Table akan muncul
  6. Klik Pelajar
  7. Klik butang Add
  8. Satu senarai medan yang terdapat dalam jadual Pelajar akan dipaparkan
  9. Tutupkan kotak dialog Show Table
  10. Dalam sel pertama dalam Field, perhatikan butang ke bawah dipaprakan. Klik butang . Senarai medan dipaparkan
  11. Klik Nama
  12. Klik pada sel pertama medan kedua .Klik Umur
  13. Klik sel pertama medan ketiga. Klik butang. Klik Alamat
  14. Klik sel pada medan ke-4. Klik butang. Klik Bandar.
  15. Klik ikon Save
  16. Kotak dialog Save As akan muncul
  17. Taip "Query untuk Pelajar"
  18. Klik Ok
  19. Klik sel Kriteria yang pertama
  20. Taip "A*"
  21. Klik ikon Run ! pada tool bar. Semua rekod pelajar yang nama nya bermula dengan "A" dipaparkan
  22. Jika anda tidak mahu umur pelajar ditunjukkan, klik ikon View dan Query akan di paparkan dalam Design View mode
  23. Klik kotak Show: dalam lajur Umur. Kotak show tidak dipangkahkan. Klik ikon view dan perhatikan Umur pelajar tidak akan ditunjukkan.
  24. Jikalau anda ingin memaparkan pelajar yang nama bermula dengan L atau W , Klik ikon view dan klik pada sel CriteriaType 'or W*'
  25. Klik sel: or dalam lajur Nama
  26. Klik ikon view atau ikon Run !
  27. Perhatikan semua rekod menujukkan nama pelajar yang bermula dengan "A" atau"W"

    28. Jika anda ingin lihat rekod yang pelajar yang nama bermula dengan A atau W dan adalah juga dari "Sibu"

  28. Klik ikon View
  29. Klik sel: Criteria dalam lajur Bandar.
  30. Taip"Sibu"
  31. Klik ikon Run !. Perhatikan cuma pelajar degan nama yang bermula dengan A atau W dan dari Sibu dipaparkan.

Setakat ini anda cuma memilih medan daripada satu jadual iaitu "pelajar" . Jika anda inginkan maklumat yang lain seperti keputusan Bahasa Malaysia anda perlukan medan daripada jadual "pelajar" dan "Keputusan Ujian Bulanan"

Untuk memilih medan daripada jadual "keputusan Ujian Bulanan"

  1. Klik ikon Show Table (Dalam Datasheet View)
  2. Keputusan Ujian Bulanan di cahayakan.
  3. Klik Add
  4. Medan dari Keputusan Ujian Bulanan di senaraikan dalam kotak medan
  5. Klik close
  6. Tanpa melepaskan butang kiri tetikus, heretkan penuding ke sel: Medan di sebelah kanan medan bandar. Satu medan baru - Bahasa Malaysia - dicipta dalam lajur ke-5
  7. Klik ikon Run !

Bagaimana jika anda tidak mahu Alamat dan medan Bandar di tunjukkan ?

  1. Klik kotak Show pada lajur Alamat dan Bandar . Keuda -dua kotak tidak dipangkahkan.

Untuk Menggantikan satu medan dengan medan yang lain

Untuk menggantikan medan Umur dangan medan Jantina

  1. Klik pada sel Umur
  2. Klik butang ke bawah
  3. Klik Jantina. Medan Umur digantikan dengan medan Jantina
  4. Klik kotak Show dalam medan Jantina

Memadamkan satu Lajur

  1. Klik sel alamat
  2. Klik Edit
  3. Klik Delete columns

Criteria

Untuk mecari maklumat yang memnuhi syarat atau kriteria ,

  1. Klik Design Mode
  2. Taipkan kriteria yang sesuai bagi medan itu.cth. Taipkan" Perempuan" pada medan Jantina atau "Yes " pada medan 'lulus BM' atau >50 untuk BM dan sebagainya.

 

 

 

 

Laporan

Laporan membolehkan anda mencetak kesemua atau sebahagian daripada data daripada satu jadual atau beberapa jadual dengan cara yang menarik.

  1. Klik tab Reports
  2. Klik New
  3. Klik Report Wizard
  4. Klik butang ke bawah dalam kotak Choose the table or query. Senarai jadual dan pertanyaan di paparkan
  5. Klik Query untuk pelajar
  6. Klik OK
  7. Kotak Dialog Report Wizard muncul pada skrin.
  8. Perhatikan bahawa semua medan pada file Query untuk Pelajar di paparkan dlam Available Fields (kotak di sebelah kiri).
  9. Klik butang Add All >>. Semua medan dalam kotak kiri akan di pindahkan ke kotak kanan: Selected Fields
  10. Klik Next>
  11. Dialog akan tanya Do yuou want to add any grouping levels?
  12. Perhatikan Nama di cahayakan. Klik Add>. Medan Nama telah dipilih sebagai satu grouping level.
  13. Klik Next>.Dialog akan tanya jika anda mahu mengisihkan rekod anda?
  14. Jika tidak, klik Next>
  15. Dialog baru akan berikan opsyen untuk Layout dan Orientation.
  16. Klik Outline 2
  17. Klik Landscape
  18. Klik Next>
  19. Opsyen untuk stail akan muncul. Anda boleh pilih dengan menekan kekunci anak panah bawah atau atas.
  20. Klik Next
  21. Satu kotak dialog terakhir akan muncul pada skrin. Dalam kotak taipkan judul yang anda kehendaki untuk laporan ini.
  22. Klik Finish
  23. Satu laporan berdasarkan file Query untuk pelajar telah disiapkan dan dipaparkan pada skrin.

 

 

Memadat dan Menyalin Pangkalan Data

Memadat Pangkalan Data

  1. Mulakan Access tanpa membuka sebarang pangkalan data.
  2. Klik Tools dalam bar menu
  3. Letakkan penuding pada Database Utilities untuk membuka submenu.

4. Klik pada opsyen Compact Database…

  1. Sebuah kotak dialog yang bertajuk Database to Compact From dibuka. Pilih pangkalan data Pelajar sebagai pengkalan data untuk dipadatkan.
  2. Klik Compact.
  3. Langkah yang berikut ialah memasukkki nama bagi pangkalan data yang padat itu dan memilih lokasi untuk menyimpan fail yang dipadatkan itu. Namakannya sebagai Pelajar 3A1. Simpan dalam 3½ floppy(A:)

 

Menyalin Objek

Jadual, borang, laporan dan pertanyaan semuanya dianggap sebagai objek. Anda boleh menyalin suatu objek dari suatu pangkalan data ke pangkalan data yang lain atau ke pangkalan data yang sama.

  1. Buka fail pangkalan data Pelajar.
  2. Klik jadual Keputusan.
  3. Klik File pada bar menu untuk emmbuka menu File.
  4. Pilih Save As/ Export….
  5. Dalam kotak dialog Save As, klik pada opsyen kedua iaitu Within the current database as
  6. Taip nama barunya sebagai Keputusan Semester, kemudian klik OK.
  7. Anda akan nampak sebuah jadual baru yang disenaraikan bersama jadual-jadual lain dalam Pelajar.
  8. Buka jadual Keputusan Semester.
  9. Semak kandungannya sebelum menutupnya.

Unutk menyalin struktur jadual Pelajar ke satu jadual baru, Pelajar 99:

  1. Terangkan jadual Pelajar
  2. Klik butang Copy pada bar alatan standard.
  3. Kemudian klik butang Paste untuk mendapatkan kotak dialog Paste Table As.
  4. Taip nama jadual itu, Pelajar99
  5. Pilih opsyen pertama , sebelum mengklik OK.
  6. Apabila anda kembali ke tetingkap pangkalan data, Pelajar99 seharusnya disenaraikan bersama jadual-jadual lain.

Oleh: Esther Loong Yuk Kin

Home/Back